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房产公证书丢了怎么办?

2018年06月15日 05:59 来源:郑老师信箱


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  问:十多年前我买了一套住家,现在条件好了,计划得机会换一套。但是,就是想不起来当时买房的公证书放哪里了。没有了那个公证书,就不好卖这套房子了。到哪里可以补办一份呢?

  答:生活中什么都可能发生。在西班牙买了房子(住家、商铺),那份公证书就是房契,就是自己拥有该房产的凭据。但是,万一丢了怎么办?成立了公司,那份公司成立公证书用处很多,万一不小心,忘了放到哪里了,怎么办?

  不要着急。丢了的公证书找不到,可以再补办一份。原来公证书上的内容,包括所有登记资料都能“找”回来。

  我们要知道怎么找回公证书,首先要了解一些有关公证书的知识。

  我们去公证处办一份公证书(公证复印不在内),不管是声明(acta de manifestaciones)还是买卖公证(escritura de compra-venta),或是公司成立文件(escritura de constitución de sociedad)等,公证人都会让当事人在公证书上签字,公证人也会在文件上签字。但是,在签署后,公证人并不是马上就能把文件的原件交给当事人,而往往只给一份抄件(copia simple)。我们在抄件上看不到当事人和公证人的签字。几天后,当事人会得到文件的正本(documento original)。然而在正本上也看不到当事人和公证人的签字。如果我们拿一份公证书,看最后一部分,会见到这么一段话:“Es copia que concuerda con su matriz, obrante bajo el nummero que encabeza en mi protocolo donde queda anotada. Y para el compareciente, la expido ... ...en XXX, el XXX”。大意是,此为我处编号为XXX的公证书母本相同的抄件。我用X张公证书专用纸制成,交给当事人。某地、日期。

  从上面这段话里我们可以看到,当事人拿到的公证书不是正本,或母本(matriz),而是母本或原件的抄件。那么母本到哪里去了?母本保存在公证处了。那么我们就知道了,所有在公证处办理的公证书的母本都保存在公证处了。到过公证处的有心人也许也会在公证处看到过很多书架,那些书架上是大本大本装订好的文件,都有日期和编号。这就是公证人的档案库。

  那么我们知道了公证处保存了所有在那里办的公证书母本,要找回丢失的公证书也就好办了:到原来办公证的地方去找。

  去公证处要公证书抄件有两种选择:一种是要一份copia simple。往往公证处当时就可以给。因为现在都有电子版,从电脑里调出一份就可以了。Copia simple不同于复印件,比如在税务局等官方机构可以直接用。如果您还想要一份正本,记住它的名字叫copia autorizada。若要正本,就需要公证人签字了,所以会耽误几天。要哪一种,就要看您需要它干什么用了。Copia autorizada跟原先的那份完全相同,也可以起到同样的法律效力。

  一般的个人声明,能从公证处拿到一份正式的抄件就可以了。但是,如果是房产的买卖公证,或者是公司的成立文件,仅有公证书正本就不够了。因为,公司成立后这本公证书需要在当地商业登记处(registro mercantil)登记。公司业务中常常需要带有登记资料的正本。房屋买卖公证也同样,买卖公证做好后,有一系列的登记手续,只有登记数据的公证书才算是房契正本。所以,这种情况,就需要拿着公证书正本到原来登记的商业登记处或房产登记处(registro de propiedad)去补办所有资料了。做完这一步那么拿在手里的文件才和您丢失的那本一样了。

  如果时间久了,不记得在哪个公证处办的,又该怎么办?

  如果您还保存有一份复印件,可以在公证书的开头看到公证人的姓名和地址。即便连复印件都没有了,也别着急,还是有办法的。公司成立文件,就可以到当地商业登记处去找,他们那里一定有副本保存着。房产买卖公证,则按照房产所在地址到相关房产登记处(比如马德里,城市比较大,分别有好几个登记处。而小城市则只有一个登记处)查找。要去查询,记得必须是当事人本人,凭身份证去办理。 

  对了,如果时间太久了,原来的公证人已经退休了,甚至过世了,到哪儿去找?

  还是那句话:不要着急,有办法!

  公证人退休或去世,他的资料还会有人管的。甚至有的公证人从一个城市转到另一城市去工作,他在原来城市的公证书都会留下,交给来接替他的公证人代管。所以,只要知道或事后得到了公证人姓名,去到他原来公证处地址,如果还是公证处,那么现在的公证人就可以为您找到原来做的公证书,给您补上一份。如果原来的地址已经不是公证处了,那么我们还可以去到公证人行业公会(Colegio de Notarios)去查询他的接替人(sustituto),他们会告诉你到哪里去,找谁补办公证书。

  西班牙的公证事业非常完善,档案工作做得非常好。所以万一公证书正本丢了,都可以找到另外一个正本的。

  综上所述,你若实在找不到原来的买卖公证书了,就到当地Registro de Propiedad去查询,凭本人身份证,提供房产所在的地址即可。然后按照我前面讲的步骤,不用多少时间就可以得到一份与早先的那份同样有用的“房契”了。

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